Организация бухгалтерского учета на предприятиях

 2017-06-22

Приказ по учетной политике для бухгалтеров — это «дорожная» карта относительно ведения бухгалтерского учета на предприятии и своеобразная «профессиональная конституция» учетных работников. Для создания эффективной системы ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности предприятию помимо приказа по учетной политике потребуется еще и приказ по организации бухгалтерского учета на предприятии.

Если на предприятии большой штат бухгалтеров (учетных работников), то в рамках одного приказа сложно предусмотреть распределение полномочий и ответственности за организацию и ведение бухгалтерского учета между сотрудниками на предприятии.

 

То есть, бывают случаи, когда предприятию одного приказа по организации бухгалтерского учета на предприятии недостаточно, и оно разбивает (детализирует) ее в нескольких приказах, которые, к примеру, отражают ведение бухгалтерского и налогового учета в разных документах и т.д.

За рубежом бухгалтерский учет подразделяют на два вида:

• финансовый, который ведется с целью предоставления информации внешним потребителям;

• управленческий (внутрихозяйственный), который обеспечивает сбор и обработку информации согласно потребностям внутренних потребителей.

Ведение бухгалтерского и внутрихозяйственного (управленческого) учета предусматривает также и Закон о бухучете.

Внутрихозяйственный (управленческий) учет — это система обработки и подготовки информации о деятельности предприятия для внутренних пользователей в процессе управления предприятием (ст. 1 Закона о бухучете).

Исходя из этого, следует отметить, что организация бухгалтерского (финансового) учета должна обеспечить:

• полное и достоверное отражение в бухгалтерских документах всех хозяйственных операций, которые были осуществлены на предприятии в отчетном периоде;

• составление установленной органами государственного управления финансовой отчетности;

• предоставление информации внутренним потребителям для контроля хозяйственной деятельности и принятия управленческих решений;

• предоставление информации внешним потребителям о реальном финансовом состоянии предприятия.

Основные различия между финансовым и управленческим учетом

Финансовый учет и отчетность регулируются национальными стандартами различных уровней.

Активы предприятия — это основные средства, нематериальные активы, капитальные инвестиции, долго— и краткосрочные финансовые инвестиции, производственные запасы, расчеты с дебиторами, денежные средства и т. д.

Источники собственных средств — это уставный капитал, резервный капитал, целевое финансирование и целевые поступления, нераспределенная прибыль и прочие источники собственных средств.

Обязательства предприятия — это обеспечение будущих расходов и платежей, долгосрочные обязательства и текущие обязательства.

Доходы предприятия являются объектом обязательного учета по их видам, затраты предприятия — по их экономическим элементам, а также финансовые результаты деятельности предприятия и их распределение.

Организация управленческого учета должна обеспечить получение информации, необходимой для контроля текущей деятельности предприятия и его структурных подразделений, оптимизацию использования ресурсов, определение эффективности производства, тактики управления и планирования, принятие оптимальных управленческих решений.

Затраты предприятия являются объектом управленческого учета по их целевому назначению, группировке по видам продукции (работ, услуг), процессам, стадиям производства, центрам ответственности, сферам деятельности, регионам реализации продукции и т. п.

Доходы предприятия являются объектом управленческого учета по видам продукции, сферам деятельности, регионам реализации и т. п.

Финансовые результаты являются объектом управленческого учета по видам продукции, сферам деятельности, регионам реализации и т. п.

К сфере управленческого учета относится группировка, планирование (бюджетирование), анализ и контроль указанных выше объектов.

Организация бухгалтерского учета на предприятиях

Организация бухгалтерского учета на предприятии зависит от многих факторов, в том числе таких как:

• форма собственности;

• организационно-правовая форма предприятия;

• характер технологии и объемы деятельности предприятия;

• численность персонала;

• структура управления и т. п.

В зависимости от форм собственности, предусмотренных законом, в Украине могут действовать предприятия следующих видов (ч. 1 ст. 63 ХК Украины):

• частное предприятие, действующее на основе частной собственности граждан или субъекта хозяйствования (юридического лица);

• предприятие, действующее на основе коллективной собственности (предприятие коллективной собственности);

• коммунальное предприятие, действующее на основе коммунальной собственности территориальной громады;

• государственное предприятие, действующее на основе государственной собственности;

• предприятие, основанное на смешанной форме собственности (на базе объединения имущества разных форм собственности).

В Украине могут действовать также другие виды предприятий, предусмотренные законом.

Если в уставном капитале предприятия иностранная инвестиция составляет не менее 10 %, оно признается предприятием с иностранными инвестициями. Предприятие, в уставном капитале которого иностранная инвестиция составляет 100 %, считается иностранным предприятием (ч. 2 ст. 63 ХК Украины).

Организационно-правовая форма собственности предприятия определяет порядок его государственной регистрации и состав документов, которые характеризуют его деятельность.

Для обеспечения бухгалтерского учета предприятию необходимо самостоятельно избрать структуру, формы, методы, технические средства, процедуры организации учета и т. п.

Форма организации учета

Для обеспечения ведения бухгалтерского учета предприятие самостоятельно выбирает формы его организации:

• введение в штат предприятия должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;

• пользование услугами специалиста по бухгалтерскому учету, зарегистрированного как предприниматель, который осуществляет предпринимательскую деятельность без создания юридического лица;

• ведение на договорных началах бухгалтерского учета централизованной бухгалтерией или аудиторской фирмой;

• самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия. Эта форма организации бухгалтерского учета не может применяться на предприятиях, отчетность которых подлежит официальному опубликованию, и в бюджетных учреждениях.

В приказе по учетной политике указывается также по какой форме предприятие должно вести бухгалтерский учет (вручную, по автоматизированной форме учета) и с формированием каких учетных регистров.

Также оговаривается применять или не применять для обобщения информации о затратах предприятия по элементам бухгалтерские счета класса 8 «Расходы по элементам».

В приказе по учетной политике указывается также перечень лиц, которым предоставлено право подписи бухгалтерских документов.

Если предприятие приняло решение о добровольном применении Международных стандартов финансовой отчетности в своей деятельности, то об этом также необходимо сказать в приказе по учетной политике.

Форма ведения бухгалтерского учета

Для малых предприятий (значительная часть которых не применяет компьютерные технологии) рассчитаны:

• Упрощенный План счетов;

• Методические рекомендации № 422, которыми предусмотрено ведение простой и упрощенной формы бухгалтерского учета;

• П(С)БУ 25, предусматривающее упрощенные формы финансовой отчетности.

Так, субъекты предпринимательской деятельности, которым в соответствии с законодательством дано разрешение на ведение упрощенного учета доходов и расходов, ведут бухгалтерский учет и представляют финансовую отчетность в порядке, установленном законодательством об упрощенной системе учета и отчетности (ч. 3 ст. 2 Закона о бухучете).

Согласно пп. 2 ч. 1 ст. 4 Закона о поддержке предпринимательства внедрение упрощенной системы налогообложения, учета и отчетности предусмотрено для субъектов малого предпринимательства, соответствующих критериям, установленным в налоговом законодательстве.

В соответствии с ч. 3 ст. 55 ХК Украины субъекты хозяйствования в зависимости от количества работающих и доходов от любой деятельности за год могут относиться к субъектам малого предпринимательства, в том числе к субъектам микропредпринимательства, среднего или крупного предпринимательства.

Субъектами микропредпринимательства являются:

• физические лица, зарегистрированные в установленном законом порядке как физические лица — предприниматели, у которых средняя численность работников за отчетный период (календарный год) не превышает 10 человек и годовой доход от любой деятельности не превышает сумму, эквивалентную 2 миллионам евро, определенную по среднегодовому курсу Национального банка Украины;

• юридические лица — субъекты хозяйствования любой организационно-правовой формы и формы собственности, у которых средняя численность работников за отчетный период (календарный год) не превышает 10 человек и годовой доход от любой деятельности не превышает сумму, эквивалентную 2 миллионам евро, определенную по среднегодовому курсу Национального банка Украины.

Субъектами малого предпринимательства являются:

• физические лица, зарегистрированные в установленном законом порядке как физические лица — предприниматели, у которых средняя численность работников за отчетный период (календарный год) не превышает 50 человек и годовой доход от любой деятельности не превышает сумму, эквивалентную 10 миллионам евро, определенную по среднегодовому курсу Национального банка Украины;

• юридические лица — субъекты хозяйствования любой организационно-правовой формы и формы собственности, у которых средняя численность работников за отчетный период (календарный год) не превышает 50 человек и годовой доход от любой деятельности не превышает сумму, эквивалентную 10 миллионам евро, определенную по среднегодовому курсу Национального банка Украины.

Субъектами крупного предпринимательства являются юридические лица — субъекты хозяйствования любой организационно-правовой формы и формы собственности, у которых средняя численность работников за отчетный период (календарный год) превышает 250 человек и годовой доход от любой деятельности превышает сумму, эквивалентную 50 миллионам евро, определенную по среднегодовому курсу Национального банка Украины.

Остальные субъекты хозяйствования относятся к субъектам среднего предпринимательства.

Предприятия, которые имеют право ведения упрощенного учета доходов и расходов и не зарегистрированы плательщиками НДС, могут обобщать информацию в регистрах бухгалтерского учета без применения двойной записи (ч. 3 ст. 3 Закона о бухучете).

Ведение регистров бухгалтерского учета юридическими лицами — субъектами предпринимательской деятельности любой организационно-правовой формы и формы собственности (кроме банков) с признаками малых предприятий, а также юридическими лицами (кроме бюджетных учреждений), которые не занимаются предпринимательской (коммерческой) деятельностью, осуществляется в соответствии с Методические рекомендации № 422.

Методические рекомендации № 422 предназначены для обеспечения ведения бухгалтерского учета в регистрах с применением Упрощенного Плана счетов и упрощенных процедур определения доходов и расходов деятельности, указанных в П(С)БУ 25.

Методические рекомендации № 422 предусматривают два варианта ведения регистров:

• простую форму бухгалтерского учета;

• упрощенную форму бухгалтерского учета.

Простая форма бухгалтерского учета

Простая форма бухгалтерского учета рассчитана на малые предприятия с небольшим документооборотом, которые осуществляют деятельность по выполнению нематериалозатратных работ и услуг, то есть таких, предметом деятельности которых не является производство готовой продукции. Незначительный документооборот на таких предприятиях — следствие ограниченного количества хозяйственных операций, небольшая (до 10 человек) численность работающих.

Простая форма бухгалтерского учета предусматривает использование Журнала учета хозяйственных операций (приложение 1 к Методическим рекомендациям № 422), который рекомендуется печатать в формате А2.

В Журнале учета хозяйственных операций записи производятся на основании первичных и сводных учетных документов, ведомостей начисления заработной платы и амортизации и т. п. с отражением суммы операции на счетах бухгалтерского учета.

При необходимости записи хозяйственных операций продолжаются во вкладных листах в Журнал.

Журнал учета хозяйственных операций ведется ежемесячно. Данные строки «Сальдо на конец месяца» из Журнала за предыдущий месяц переносятся в строку «Сальдо на начало месяца» Журнала за отчетный месяц по каждому счету бухгалтерского учета.

В графе 3 «Содержание операции» в хронологической последовательности позиционным способом отражаются хозяйственные операции отчетного месяца с указанием суммы операции в графе 4 и одновременно по графам «Дебет» и «Кредит» двух счетов бухгалтерского учета соответствующих видов активов, собственного капитала, обязательств, доходов и расходов.

Итоговые данные в Журнале учета хозяйственных операций определяют подсчетом суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов бухгалтерского учета и выводом сальдо на конец месяца (графы 5 — 46). Суммы дебетовых и кредитовых оборотов за месяц должны быть одинаковыми и равняться сумме из графы 4 «Сумма хозяйственной операции» в строке «Всего оборотов за месяц».

Для аналитического учета расчетов по оплате труда с дебиторами и кредиторами малые предприятия применяют Ведомость 3-м, итоговые данные (без повторения записей, осуществляемых в Журнале непосредственно с первичных документов) заносятся в Журнал учета хозяйственных операций с указанием в графе 3 «Ведомость 3-м».

Упрощенная форма бухгалтерского учета

Упрощенная форма бухгалтерского учета предполагает обобщение информации о хозяйственных операциях в следующих регистрах бухгалтерского учета:

• Ведомость 1-м (приложение 3 к Методическим рекомендациям № 422):

– Раздел I. Учет наличных денежных средств и денежных документов;

– Раздел II. Учет денежных средств и их эквивалентов;

• Ведомость 2-м Учет запасов (приложение 4 к Методическим рекомендациям № 422);

• Ведомость 3-м (приложение 5 к Методическим рекомендациям № 422):

– Раздел I. Учет расчетов с дебиторами и кредиторами по налогам и платежам, долгосрочных обязательств и доходов будущих периодов;

– Раздел II. Учет расчетов по оплате труда;

• Ведомость 4-м (приложение 6 к Методическим рекомендациям № 422):

– Раздел I. Учет необоротных активов и амортизации (износа);

– Раздел II. Учет капитальных и финансовых инвестиций и других необоротных активов;

• Ведомость 5-м (приложение 7 к Методическим рекомендациям № 422):

– Раздел I. Учет расходов;

– Раздел II. Учет затрат на производство;

– Раздел III. Учет доходов и финансовых результатов;

– Раздел IV. Учет собственного капитала, расходов будущих периодов, обеспечений предстоящих расходов и платежей;

• Оборотно-сальдовая ведомость (приложение 8 к Методическим рекомендациям № 422).

Сумма любой операции отражается в ведомости учета по счету, который кредитуется, в графе счета, который дебетуется, и одновременно (по сумме операции или общим итогом оборотов за месяц) в ведомости учета по счету, который дебетуется, с указанием корреспондирующего счета.

Остатки денежных средств в ведомостях должны быть сопоставлены с соответствующими данными первичных и сводных документов, на основании которых были сделаны записи (отчет кассира, банковские выписки и т. п. ). При этом в ведомостях указывается месяц, за который они составляются.

Систематизация данных об операциях с ценностями, которые не принадлежат малому предприятию (получены для хранения, переработки, монтажа, продажи на условиях комиссии, пользования на условиях операционной аренды), с бланками строгой отчетности, по списанию активов до выяснения виновных, с гарантиями и залогами ведется в Ведомости 8, утвержденной Приказом № 356.

Итоговые записи из сведений переносятся в Оборотно-сальдовую ведомость, которая используется для обобщения данных регистров бухгалтерского учета по каждому счету бухгалтерского учета. Ведомость составляется ежемесячно, переносом кредитовых оборотов по регистрам бухгалтерского учета в дебет соответствующих счетов и используется для записи данных по дебету и кредиту каждого счета отдельно.

Напомним также, что НК Украины ввел новую категорию предприятий, для которых на законодательном уровне предусмотрено ведение упрощенного бухгалтерского учета доходов и расходов с целью исчисления объекта налогообложения по методике, утвержденной Минфином Украины.

К таким предприятиям относятся плательщики налога на прибыль, облагающие ее налогом по ставке 0 % и соответствующие критериям, определенным п. 154.6 ст. 154 разд. III НК Украины. Речь идет о плательщиках налога на прибыль, у которых размер доходов каждого отчетного налогового периода нарастающим итогом с начала года не превышает трех миллионов гривень, а начисленная за каждый месяц отчетного периода заработная плата (доход) работников, состоящих с плательщиком налога в трудовых отношениях, не меньше двух минимальных заработных плат, размер которых установлен законом, и которые соответствуют одному из следующих критериев:

а) созданы в установленном законом порядке после 1 апреля 2011 года;

б) действующие, у которых в течение трех последовательных предыдущих лет (или в течение всех предыдущих периодов, если с момента их создания прошло менее трех лет), ежегодный объем доходов задекларирован в сумме, не превышающей три миллиона гривень, и у которых среднеучетное количество работников в течение этого периода не превышало 20 человек;

в) которые были зарегистрированы как плательщики единого налога в установленном законодательством порядке в период до вступления в силу настоящего Кодекса и у которых за последний календарный год объем выручки от реализации продукции (товаров, работ, услуг) составлял до одного миллиона гривень и среднеучетное количество работников составляло до 50 человек.

Эти же плательщики налога на прибыль предприятий будут подавать налоговым органам декларации (расчеты) по налогу на прибыль предприятий по упрощенной форме в порядке, установленном НК Украины.

Диапазон существенности информации

Существенная информация — информация, отсутствие которой может повлиять на решения пользователей финансовой отчетности. Существенность информации определяется соответствующими национальными положениями (стандартами) бухгалтерского учета или международными стандартами финансовой отчетности и руководством предприятия (п. 3 разд. I Методических рекомендаций № 635).

Согласно п. 2.20 разд. II НП(С)БУ 1 установленные количественные критерии и качественные признаки существенности информации о хозяйственных операциях и статьи финансовой отчетности должны обеспечить предоставление пользователям всей информации с достаточной детализацией о фактических и потенциальных последствиях хозяйственных операций и событий, способных повлиять на решения, принимаемые на ее основе.

Порог существенности — абсолютная или относительная величина, которая является количественным признаком существенности учетной информации.

Количественные критерии существенности информации о хозяйственных операциях и событиях устанавливаются в соответствии с избранной базой (пп. 2.20.1 п. 2.20 разд. II Методических рекомендаций № 635).

Объектами применения существенности являются:

• деятельность предприятия в целом;

• отдельные хозяйственные операции и объекты учета;

• статьи финансовой отчетности.

Деятельность предприятия в целом

Применение критериев существенности к предприятию в целом предусматривает возможность использования упрощенной системы бухгалтерского учета и отчетности предприятием, объемы деятельности которого ниже установленного порога существенности. Как было отмечено выше, что порог существенности для применения упрощенной системы бухгалтерского учета и отчетности определяется действующим законодательством.

Отдельные хозяйственные операции и объекты учета

В Методических рекомендациях № 635 Минфин Украины рекомендует следующие количественные критерии существенности для информации и событий:

• до 3 % избранной базы изменений в составе (движении) активов, обязательств, собственного капитала, которые определяются исходя из стоимости соответственно всех активов или обязательств или собственного капитала;

• до 10 % справедливой стоимости актива (объектов обмена) для отклонений остаточной стоимости необоротных активов от их справедливой стоимости. Также целесообразно определить в диапазоне определение сходства активов;

• до 2 % для чистой прибыли (убытка) предприятия или до 0,2 % для доходов и расходов. Также за базу может быть избрана крупнейшая по значению классификационная группа доходов (например чистый доход от реализации продукции (товаров, работ, услуг) и соответственно расходов (себестоимость реализованной продукции (товаров, работ, услуг). Количественный критерий целесообразно определить в диапазоне;

• до 10 % чистого дохода от реализации продукции (товаров, работ, услуг) или финансовых результатов сегмента, или активов всех сегментов предприятия. Для раскрытия информации о сегментах при определении отчетного сегмента количественный критерий существенности целесообразно определять в диапазоне.

Относительно информации о других хозяйственных операциях и событиях, то критерии и признаки их существенности определяются из потребностей пользователей, экономической целесообразности с учетом объемов деятельности предприятия, характера влияния объекта учета на решения пользователей и других качественных факторов, которые могут влиять на определение порога существенности. Как правило, количественный критерий существенности таких хозяйственных операций и событий не превышает 5 % выбранной базы (пп. 2.20.2 п. 2.20 разд. II Методических рекомендаций № 635).

Отметим, что для целей налогового учета, согласно подпункту «б» пп. 14.1.97 п. 14.1 ст. 14 разд. I НК Украины, лизинг (аренда) считается финансовым, если лизинговый (арендный) договор содержит одно из следующих условий:

• объект лизинга передается на срок, в течение которого амортизируется не менее 75 % его первоначальной стоимости, а арендатор обязан на основании лизингового договора и в течение срока его действия приобрести объект лизинга с последующим переходом права собственности от арендодателя к арендатору по цене, определенной в таком лизинговом договоре;

• балансовая (остаточная) стоимость объекта лизинга на момент окончания действия лизингового договора, предусмотренного таким договором, составляет не более 25 % первоначальной стоимости такого объекта лизинга, действующей на начало срока действия лизингового договора;

• сумма лизинговых (арендных) платежей с начала срока аренды равна первоначальной стоимости объекта лизинга или превышает ее;

• имущество, которое передается в финансовый лизинг, изготовлено по заказу лизингополучателя (арендатора) и по окончании действия лизингового договора не может быть использовано другими лицами, кроме лизингополучателя (арендатора), исходя из его технологических и качественных характеристик.

Таких критериев стандарты бухгалтерского учета не содержат, но предприятие вправе их оговорить в приказе по учетной политике.

Статьи финансовой отчетности

Подпункт 2.20.3 п. 2.20 разд. II Методических рекомендаций № 635 предусматривает, что согласно национальным П(С)БУ предприятия могут не приводить статьи в финансовой отчетности, по которым отсутствует информация к раскрытию (кроме случаев, когда такая информация была в предыдущем отчетном периоде), а также добавлять статьи с сохранением их названия и кода строки из перечня статей, приведенных в таких национальных П(С)БУ, в случае если статья отвечает таким критериям:

• информация является существенной;

• оценка статьи может быть достоверно определена.

Каждую статью, которая соответствует количественным критериям и качественным признакам существенности, следует приводить в финансовой отчетности отдельно. Информация по статьям, которые не отвечают критериям и признакам существенности, приводится в статьях, предназначенных для раскрытия других составляющих классификационной группы активов, обязательств, доходов и расходов, других показателей, которые выделяются в финансовой отчетности.

Для каждого из отчетов финансовой отчетности выбирается отдельная база определения количественных критериев и качественных признаков существенности статей финансовой отчетности и диапазон количественных критериев, в частности:

• для статей баланса — базой может быть избрана сумма итога баланса, в таком случае количественный критерий существенности может быть определен в диапазоне до 5 % базы, или итог класса активов, собственного капитала, класса обязательств в диапазоне до 15 % выбранной базы. Нельзя объединять такие статьи финансовой отчетности:

— монетарные и немонетарные;

— текущие и не текущие;

— операционные и неоперационные;

— процентные и непроцентные. ;

• для статей отчета о финансовых результатах — базой может быть избрана сумма чистого дохода от реализации продукции (товаров, работ, услуг) с определением количественного критерия существенности в диапазоне до 5 % базы или финансового результата от операционной деятельности в диапазоне до 25 %;

• для статей отчета о движении денежных средств — базой может быть избрана сумма чистого движение денежных средств от операционной деятельности с определением количественного критерия существенности в диапазоне до 5 % такой базы;

• для статей отчета об изменениях в собственном капитале — базой целесообразно выбрать размер собственного капитала предприятия с определением количественного критерия существенности в диапазоне до 5 %.

Статья, которая может быть признана несущественной для отдельного представления ее в финансовом отчете, может быть достаточно существенной для отдельного раскрытия ее в примечаниях к финансовой отчетности.

Продолжительность операционного цикла

Операционный цикл — промежуток времени между приобретением запасов для осуществления деятельности и получением средств и их эквивалентов от реализации произведенной из них продукции или товаров и услуг (п. 3 НП(С)БУ 1).

Под продолжительностью операционного цикла подразумевается время «омертвления» денежных средств в запасах и средствах в расчетах (дебиторская задолженность).

Показатель продолжительности операционного цикла определяет, сколько дней в среднем потребуется для производства, продажи и оплаты продукции предприятия, то есть в течение какого периода денежные средства будут задействованы в материально-производственных запасах.

Фактором, противодействующим отвлечению денежных средств из оборота предприятия, является кредиторская задолженность, а точнее время отвлечения денежных средств из оборота других предприятий.

Сохранность первичных документов и отчетности

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, а также другой документации определены Перечнем № 578/5, который построен по функциональному принципу и включает два раздела, в которых документы делятся на те, которые создаются в управленческой, научно-технической и производственной деятельности.

Разделы содержат главы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления и отраслевой принадлежности. Главы делятся на пункты.

Сроки хранения документов в Перечне № 578/5 дифференцированы по двум группам организаций:

К первой группе относятся организации, в деятельности которых создаются документы Национального архивного фонда (НАФ). Данная группа включает организации — источники формирования НАФ полного и выборочного приема. Сроки хранения документов для этих организаций приведен в графе 3 Перечня № 578/5.

Государственные и коммунальные организации — источники формирования НАФ — передают документы НАФ на постоянное хранение в государственные архивы и архивные отделы городских советов в обязательном порядке, а другие организации — на основании соглашений между собственником документов и соответствующим архивным учреждением.

Вторая группа включает организации, в деятельности которых не создаются документы НАФ. Сроки хранения документов этих организаций приведены в графе 4 Перечня № 578/5.

Исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2013 году, начинается с 1 января 2014 года (п. 2.10 Перечня № 578/5).

Срок хранения документов, для которых в Перечне № 578/5 стоит отметка «Доки не мине потреба», определяется самими предприятиями.

Сроки хранения научно-технической документации (НТД) исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения разработки темы, проекта.

Примечания, применяемые в Перечне № 578/5 (графа 5), комментируют и уточняют сроки хранения документов.

В примечаниях указаны признаки выделения определенных видов документов или конкретных документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графах 3, 4 настоящего Перечня. Так, примечание к статьям «За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державного фінансового контролю за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення» конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации.

Примечания «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробництва», «Після введення об’єкта в експлуатацію» и т. д. указывают, что исчисление срока, указанного в графах 3 и 4 Перечня № 578/5, осуществляется с указанного момента.

Для удобства пользования Перечнем № 578/5 к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и их содержание с ссылками на номера соответствующих статей данного Перечня.

При определении сроков хранения документов следует найти соответствующую статью в Перечне № 578/5 и провести полистный пересмотр дел. Отбор дел на архивное хранение или для уничтожения только с заголовками в номенклатуре дел, описаниях или на обложках дел не допускается (п. 2.14 Порядка № 578/5).

Документы следует отбирать на архивное хранение в виде оригиналов. В случае отсутствия оригиналов принимаются заверенные в установленном порядке копии соответствующих документов.

Правила округления

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в гривнях и копейках, кроме случаев установления налоговым законодательством специальных правил округления.

Финансовая отчетность субъектами хозяйствования составляется в тысячах гривень или в тысячах гривень с одним десятичным знаком.

Следовательно, бухгалтерам необходимо округлять статьи в финансовой или налоговой отчетности, а это неизбежно приведет к погрешностям.

Проблема округления, а точнее — выбора наиболее корректных правил устранения возникающей погрешностью, достаточно сложная математическая задача. Как правило, такую задачу решают вместе с бухгалтерами программисты, для которых проблема округления лежит в сфере программной реализации вычислений с плавающей запятой.

Налоговая отчетность составляется как в гривнях (налоговые декларации по налогу на прибыль, НДС, единому налогу и т. д.), так и в гривнях с копейками (форма № 1ДФ, налоговые декларации сбора за специальное использование воды, сбора за места для парковки транспортных средств и туристического сбора и т. д.).

При заполнении налоговой отчетности у налогоплательщика также возникнет проблема с округлением показателей налоговой отчетности, но цена погрешности здесь выше и может привести к штрафным санкциям, если за счет неправильного округления будет занижено налоговое обязательство. Это касается как отчетности, заполняемой в гривнях, так и в гривнях с копейками.

Самый простой, известный всем со школьной скамьи, метод математического округления предполагает следующие действия:

• если в числе «отбрасываемая» цифра меньше 5, то число округляется в меньшую сторону;

• если в числе стоит цифра, которая равна или более 5 — в большую.

Банковский метод округления представляет собой несколько «модернизированный» вариант математического округления. Все числа, у которых «отбрасываемая» цифра не равна 5, округляются по правилам математического метода. А другие по следующему правилу:

• если цифра, которая стоит перед цифрой 5, четная, то округление осуществляется в меньшую сторону;

• если цифра, которая стоит перед цифрой 5, нечетная, то округление осуществляется в большую сторону.

При использовании данного метода исчезает систематическая ошибка округления при суммировании большого количества чисел.

Заметим, что и математическое, и банковское правило округления может привести к искажению результатов. Все зависит от исходных данных.

Применение в бухгалтерском учете первичных учетных документов

Основные требования, предъявляемые к составлению и обработке первичных документов, установлены Положением № 88.

Так, первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующими органами государственной власти. Кроме того, документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием самостоятельно изготовленных бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых либо специализированных форм (п. 2.7 Положения № 88).

Перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственных операций, связанных с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества, утверждает руководитель предприятия (п. 2.13 Положения № 88).

Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом и другими актами гражданского законодательства (п. 2.5 Положения № 88).

Порядок движения первичных документов с момента создания и до сдачи в архив регулируется графиком документооборота, который утверждается приказом руководителя предприятия.